Najčastejšie chyby v hromadných oznámeniach. Ako sa im vyhnúť?

Každý desiaty mesačný výkaz a každé desiate hromadné oznámenie posielajú firmy do zdravotných poisťovní s chybami. Ukázala to služba Zamestnávatelia online pre platiteľov.

Publikované: 04. 07. 2017

Behom jedného roka, odkedy je táto služba pre mzdárov, účtovníkov a personalistov v prevádzke, ju zamestnávatelia využili už 500-tisíc ráz. Najviac oceňujú práve možnosť overiť si správnosť mesačných výkazov a hromadných oznámení. Vedia sa tak vyhnúť dodatočným opravným výkazom a chybám v účtovníctve.

Práve opravy a dodatočné zmeny v účtovníctve sú nočnou morou každého podnikateľského subjektu. Nielen, že ochromujú bežnú prevádzku účtovných oddelení, ale sú spojené aj s rizikom kumulovania ďalších chýb a následných možných postihov.

Chyby veľmi často vznikajú kvôli nesprávnym alebo neúplným informáciám od zamestnancov, ktorí si nesplnia svoje oznamovacie povinnosti. Časť týchto chýb vie služba Zamestnávatelia online odhaliť vopred.

Služba je funkciou Elektronickej pobočky Dôvery, ktorá je zapracovaná do mzdových a personálnych softvérov používaných zamestnávateľmi a prináša pracovníkom mzdových učtární viacero užitočných vylepšení. Umožňuje tiež overiť si nárok na odvodovú odpočítateľnú položku skôr, než si ju zamestnávateľ na základe písomného vyhlásenia zamestnanca uplatní v mesačnom výkaze. Zatiaľ túto službu zamestnávatelia využili zhruba tisíc ráz.

Kontrola správnosti hromadných oznámení a mesačných výkazov

Hromadné oznámenia si môžete otestovať skôr, ako ich pošlete do poisťovne, navyše cez viac kontrol, ako to bolo doteraz možné cez Elektronickú pobočku. Kontrola prebieha voči aktuálnym dátam, tak ako sa kontrolujú už reálne zaslané výkazy a oznámenia. Výsledkom kontroly mesačných výkazov je zrozumiteľne popísaný zoznam chýb, ktoré treba opraviť pred finálnym odoslaním oznámenia do Dôvery. Toto testovanie môžete vykonať kedykoľvek počas mesiaca a opakovať ho bez obmedzenia, až kým nebude výsledok bezchybný.

  • Otestované a správne hromadné oznámenie sa odošle priamo z počítača, bez nutnosti generovania a ukladania súborov niekam na plochu počítača a následného odoslania cez Elektronickú pobočku.
  • Rovnakým spôsobom sa dajú otestovať a odoslať aj mesačné výkazy.

Overenie odvodovej odpočítateľnej položky

Odvodová odpočítateľná položka spôsobuje v účtovníctve problémy v prípade, že si ju zamestnanec uplatňuje aj vtedy, keď na ňu nemá nárok a zamestnávateľ nemá možnosť tento nárok si overiť.  Ide napríklad o prípad, keď má zamestnanec súčasne dvoch zamestnávateľov, u jedného pracuje na trvalý pracovný pomer a u druhého pracuje na dohodu (napr. poisťovací agent), je súčasne živnostníkom.   

Pre overenie nároku odvodovej odpočítateľnej položky stačí jeden klik vo svojom mzdovom/účtovnom softvéri.

Príklad:
Zamestnanec nastúpil do zamestnania 1. apríla 2017, zároveň podpísal u zamestnávateľa prehlásenie pre uplatnenie OOP. Pri tom, ako ho vypisoval, si neuvedomil, že má podpísanú dohodu o vykonaní práce u iného zamestnávateľa (napríklad chodí každý deň na pol hodinu niekam upratovať) .

V takomto prípade si však takýto zamestnanec/zamestnávateľ nemôže uplatňovať OOP v mesačných preddavkoch. OOP sa uplatní až v ročnom zúčtovaní, ktoré vykoná zdravotná poisťovňa.

Keďže zamestnávateľ o tejto skutočnosti nevedel, preto dotyčnému zamestnancovi vypočítal a vykázal OOP v mesačnom výkaze a ten zaslal do zdravotnej poisťovne. Po kontrole takto zaslaného mesačného výkazu zdravotná poisťovňa informuje zamestnávateľa, že doručený výkaz obsahuje chyby a zamestnávateľ je povinný tieto chyby odstrániť.

Účtovníčka si musí zavolať zamestnanca, preveriť u neho jednotlivé skutočnosti, následne vykonať úpravy v jej programe,  nanovo dať vypočítať mesačný výkaz a tento po odkontrolovaní poslať znovu do zdravotnej poisťovne. Čas, ktorý strávi preverovaním stavu a zabezpečením opravy, mohla využiť na inú prácu.

Online aktuálny prehľad o príslušnosti zamestnancov k zdravotnej poisťovni

Problémy s určením  príslušnosti zamestnancov k zdravotnej poisťovni vznikajú najmä začiatkom roka,  kedy zamestnanci často zabúdajú na svoju povinnosť oznámiť zmenu zdravotnej poisťovne svojmu zamestnávateľovi. Je to aj praktická pomôcka v prípade overovania brigádnikov, ktorí pracujú v rozličných dňoch v mesiaci.

Tu sa dočítate, aké ďalšie funkcie môžete využiť v rámci služby Zamestnávatelia online, vrátane skúseností firiem, ktoré službu využívajú.

Našu službu poskytujeme bezplatne každej softvérovej firme, ktorá o ňu prejaví záujem. Momentálne máme 10-tisíc pripojených zamestnávateľov.

Chcete našu službu využívať aj vy? Kontaktujte svojho dodávateľa mzdového a účtovného softvéru.         

Softvérové firmy, ktoré by chceli službu sprostredkovať svojim klientom, majú k dispozícii kontakt zamestnavatelia.online@dovera.sk.